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OA系统如何实现有效公文管理?

发布日期:2019-10-21   浏览次数:2005

公文管理,顾名思义就是公文的产生、处理和管理的行为或过程。即从公文的形成、操作、处理、传输、储存到档案的转换或销毁、以特定的方法和原则制作、处理和保存公文。这是因为,OA系统能够助力企业人员的办公效率,同时也能促进企业的经济效益。这是很多企业人员都了解和明白的,也是众多企业对OA系统产生青睐的原因。使用OA电子化公文管理的优点被总结为:

1 、OA文档管理系统涵盖了发送、接收、发送消息等15个常用文档。从发送文档的格式到发送文档的路径,一个过程可以快速实现草稿。

专注于组织内部文档管理中的发送和接收要求,灵活设置办公场景,扩展应用程序,例如:一键过帐、文档替换、格式标准化、智能接收、嵌入式信息QR码、重要说明转移等,完善系统使用的灵活性。

2、电子签名、 PDF智能转换、修改安全痕迹等特殊应用、易于操作,充分保护电子文档环境,解决了电子文件的安全性问题,从印章到内容,打开最后一英里电子文件。

3、动态监视发送和接收文本的过程,知道进度、良好的干预措施,降低了信息流通的风险;使用智能报告来智能计算书写效率,减少信息搁浅。

4、完全流行的移动办公,信息共享更加免费:目前,组织可以直接使用移动电话进行手写注释,根据传统的文档管理习惯,时间、工具更小,更智能。

5、“公文”是国有企业单位的信息传递环节。 OA利用电子公文管理系统统一了不同规模的国有企业单位的信息工作平台,在不改变传统文档处理习惯的前提下,全面提高了国有企业单位的整体办公效率。

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在云之家OA电子化流程的灵活设置下,让各个规模的单位通过同一个平台,统一撰文格式、流转路径,实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。具体表现为:制定收、发流程,公文流转标准化;特色应用组合,和纸质公文说再见;签章电子化,助力高效审批。电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。将散落在各个机构、各个部门的所有签章,借助安全认证进行信息电子化,使用、存管全面统一。

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